As organizações usam o gerenciamento de fluxo de trabalho para dividir os processos em uma sequência definida de tarefas. Os membros da equipe e os sistemas automatizados verificam as tarefas certas na ordem ideal para alcançar sua visão de sucesso.
O gerenciamento de fluxo de trabalho elimina as suposições: os funcionários não precisam confiar na memória para lembrar como um processo foi executado no passado. Também elimina nuances: os membros da equipe seguem uma maneira prescrita de fazer as coisas.
As organizações podem estabelecer um códice rígido de tarefas que podem continuamente aprimorar e impulsionar em direção a uma maior eficiência usando o gerenciamento de fluxo de trabalho.
Os principais benefícios da automação do fluxo de trabalho
Então, quais são os principais benefícios que impulsionam essa tendência explosiva?
Vamos mergulhar nas três principais vantagens que mais incentivam os líderes de negócios a se concentrarem no gerenciamento de fluxo de trabalho.
Redução de custos
As organizações usam o gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudar os trabalhadores de alto valor a manter o foco em projetos de alto valor. Especialistas do setor estimam que as empresas desperdiçam trilhões por ano em tarefas repetitivas sem produtividade.
Se os membros da equipe gastarem menos tempo trabalhando com administração subalterna, como solicitar um novo teclado, enviar um reembolso ou reservar dias de férias, eles poderão aprimorar objetivos mais críticos, como criar uma experiência memorável para o cliente.
O gerenciamento de fluxo de trabalho limpa as mesas de trabalho ocupado para que os funcionários possam direcionar projetos de grande porte melhores para os resultados.
Conformidade aprimorada
Um poderoso sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma sentinela de conformidade regulatória. Veja como ele está ajudando organizações como bancos e serviços de saúde a manter registros infalíveis:
- Gera um registro de auditoria passo a passo mostrando precisamente como um processo foi executado.
- Elimina o custo de perder uma etapa vital do processo. As tarefas são mapeadas, executadas automaticamente e rastreadas, tornando quase impossível pular uma crítica.
- Reduz o erro humano. Quase 90% das planilhas contêm erros , forçando as equipes a gastar horas (às vezes semanas!) rastreando a célula com defeito. O gerenciamento de fluxo de trabalho elimina erros dispendiosos, como pressionamentos de tecla e cálculos errados.
- Reduz copiar e colar para preencher formulários e bancos de dados. Os sistemas trocam dados automaticamente, criando uma “fonte única de verdade” imaculada pelos riscos das transferências manuais.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho estão sempre em guarda, detectando erros que passariam facilmente despercebidos se suas operações não estivessem à altura.
Leia também: Vantagens e desvantagens da automação de processos de negócios.
Maior colaboração
Ao contrário das equipes que gastam seu tempo tentando rastrear informações escondidas em slides, planilhas, as organizações que se concentram no gerenciamento do fluxo de trabalho se envolvem em conversas mais ponderadas.
Os membros da equipe não precisam passar horas verificando as aprovações, mas podem fazer um brainstorming de novos recursos de aplicativos ou maneiras criativas de corrigir os drenos de receita. Usando o gerenciamento de fluxo de trabalho, cada etapa é definida, as tecnologias certas são vinculadas e as pessoas certas são integradas, sempre.
É também um impulso moral extraordinário. O gerenciamento de fluxo de trabalho mapeia exatamente como cada tarefa, mesmo a tarefa mais pequena, se encaixa nos objetivos gerais da empresa.
As pessoas gostam de trabalhos em que entendem como sua contribuição afeta o sucesso da organização, e o gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a pintar esse quadro vívido.
Você pode usar esses dados para realizar análises de fluxo de trabalho e descobrir maneiras de melhorar continuamente os processos e reforçar a colaboração.
Por que agora é a hora de implementar práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho em sua organização
O gerenciamento de fluxo de trabalho não é novo, os industriais o implantaram pela primeira vez em 1900 para documentar as maneiras mais eficientes de fabricar rolamentos de esferas de metal. Em meados do século, ajudou a escrever o manual dogmático para conectar manualmente os sistemas de orientação Apollo.
Agora, o gerenciamento de fluxo de trabalho passou por um renascimento. Graças à automação, um mercado global de bilhões e uma ferramenta essencial para quase todos os setores: varejo, petróleo e gás, desenvolvimento de software, ensino superior e bancos.
Inteligência artificial, aprendizado de máquina e a magia da IoT estão rapidamente introduzindo estratégias ainda mais automatizadas. Especialistas de mercado preveem que o campo se expandirá em mais 30,6% até 2028 . Nunca foi tão fácil, eficiente ou prático começar a gerenciar o fluxo de trabalho.
Gostou do conteúdo? Confira mais em nosso site e siga nossa página no Facebook.
