A automação do fluxo de trabalho de contas a pagar aumentou substancialmente na última década, especialmente entre os adotantes tardios. Com muitas equipes forçadas a operar remotamente, interrupções inesperadas foram, sem dúvida, um fator. A ineficiência e a dificuldade de gerar e distribuir cheques em papel aumentaram como resultado.
Além disso, para atender às novas regulamentações de saúde e segurança, vários bancos e cooperativas de crédito que não haviam adotado anteriormente as vantagens da automação de AP fizeram a mudança para acomodar um ambiente de trabalho remoto.
Alguns membros da equipe e gerenciamento podem achar desafiador atualizar fluxos de trabalho e processos. No entanto, especialmente em contas a pagar, há muitas razões convincentes e econômicas para automatizar.
O fim da era do processamento manual
Embora sua empresa possa ter conseguido anteriormente procedimentos de contas a pagar manuais, propensos a erros e ineficientes, talvez seja hora de analisar as vantagens da automação de contas a pagar e como isso pode ajudar sua equipe a trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil.
Mesmo antes da pandemia, havia uma tendência crescente de automatizar o processo de contas a pagar. Felizmente, a automação agora oferece às organizações a flexibilidade de se adaptarem ao que o futuro reserva, à medida que se ajustam ao novo normal envolvendo empregos remotos mais permanentes.
A automação de contas a pagar protege contra mais do que desastres e interrupções. Ao melhorar a produtividade, reduzir despesas e evitar fraudes, você obtém uma vantagem competitiva. Os sistemas AP manuais baseados em papel não estão conseguindo acompanhar as mudanças atuais.
Derrube os silos
A automação para fluxos de trabalho de contas a pagar ajuda as organizações a economizar tempo e dinheiro automatizando processos de rotina e liberando fluxo de caixa.
Você pode enviar faturas, gerenciar aprovações e fazer pagamentos em uma única plataforma, resultando em aprovações mais rápidas e mais visibilidade e controle sobre operações e dados financeiros críticos. Infelizmente, o processamento manual leva tempo, custa dinheiro e aumenta o risco de erros evitáveis.
A automação do fluxo de trabalho de contas a pagar se alinha com a era digital
É impossível negar que um mundo mais digital exige repensar a automação em vários setores. No passado, as faturas ficavam em mesas ou em caixas de entrada de e-mail, esperando para serem compensadas. Felizmente, o roteamento automatizado, que acelera o processo de aprovação, elimina esses gargalos.
A equipe de contas a pagar pode configurar um fluxo de trabalho específico por meio de lembretes programados para garantir que a pessoa certa receba uma fatura no momento certo. Os painéis também fornecem aos usuários uma visão de alto nível e em tempo real do processamento de faturas, permitindo que eles identifiquem o status de uma fatura em uma fração do tempo.
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Os CFOs estão constantemente procurando maneiras de manter as despesas, mantendo a eficiência operacional. A automação pode padronizar o processo de aprovação para que sua equipe de contas a pagar possa processar as faturas mais rapidamente e com menos erros desde o recebimento até o pagamento.
Cada fatura é totalmente transparente. Além disso, a verificação humana não é mais necessária com pagamentos eletrônicos. A automação pode melhorar a precisão do pagamento se integrada aos sistemas ERP atuais da organização.
Cálculos manuais, entrada de dados e vários tipos de informações provenientes de vários departamentos aumentam o risco de cometer um erro. Problemas de processamento de contas a pagar podem surgir por vários motivos que nem sempre são óbvios e são simples de corrigir.
Erros contábeis podem gerar uma ampla variedade de consequências negativas para sua empresa. Retroceder e corrigir erros tira o tempo de atividades mais importantes, e o erro humano pode levar a pagamentos em excesso e repetidos. Por outro lado, a automação pode ajudar a verificar dados e sinalizar exceções em seus fluxos de trabalho.
Impulsionando o relacionamento com fornecedores
A automação pode facilitar pagamentos mais rápidos para seus fornecedores. Também simplifica o envio de uma fatura e a obtenção do pagamento, diminuindo o número de fluxos de trabalho necessários. Além disso, pode ajudar a estabelecer um ambiente de pagamento digital rápido e conveniente para todas as partes.
Mitigação de fraudes
Ao limitar quais funcionários têm acesso à aprovação de fatura e liberação de pagamento, a automação do fluxo de trabalho de contas a pagar pode ajudar sua empresa a evitar fraudes. Como resultado, você pode identificar mais facilmente faturas fraudulentas antes de serem pagas. Com um sistema de gerenciamento de processos automatizado, você pode garantir que nenhum indivíduo tenha a responsabilidade exclusiva pela aprovação do pagamento. Isso não apenas reduz o risco de fraude, mas também garante que nenhum dado esteja ausente ou impreciso.
Removendo a complexidade da auditoria
A automação de AP pode simplificar o gerenciamento de documentos, ajudando a otimizar os processos de auditoria. Você pode usar a automação para vincular todos os documentos e comunicações a uma única transação, como faturas, pedidos de compra e recibos.
A automação também pode fornecer uma trilha de auditoria pesquisáveis. Portanto, atender aos seus requisitos de relatórios regulatórios para relatórios trimestrais e anuais torna-se mais prático e direto.
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