Hoje em dia, não há desculpa para absorver o valioso tempo e esforço de sua equipe de finanças com processos manuais desajeitados. A variedade de soluções de tecnologia disponíveis significa que as principais tarefas financeiras, como faturamento e gerenciamento de despesas, agora podem ser automatizadas. Isso não apenas reduz o risco de atrasos e imprecisões; também libera sua equipe para fazer coisas mais úteis.
Você contratou sua equipe de finanças pela sua inteligência, percepção e experiência, não perca um único minuto de seu tempo com processos financeiros desatualizados. Avalie as ferramentas disponíveis para ajudar a automatizar as funções financeiras e colher os frutos.
Por que automatizar as finanças?
Como tudo no mundo dos negócios, as funções e responsabilidades das equipes financeiras estão em constante mudança. Isso é ótimo, sem o esforço constante para melhorar, você ainda estaria gastando com ábacos e papiros apenas para manter suas contas em bom estado.
A ampla gama de tecnologia de automação financeira acelerou muitos processos contábeis. As transações anteriores de vários dias agora são instantâneas e os dados financeiros em tempo real podem ser usados para informar as decisões de negócios.
Isso resultou em uma ampla gama de benefícios para as empresas, incluindo aumentos na eficiência e precisão. Mudar de processos manuais para automatizados pode ajudar seu departamento financeiro no desempenho de suas funções essenciais.
Automatizar os processos financeiros resulta cinco benefícios principais a seguir:
- Economiza tempo: as tarefas manuais podem consumir muito tempo e esforço. Com ferramentas financeiras sofisticadas, não há mais necessidade de executá-las manualmente.
- Reduz a probabilidade de erro: por melhor que seja sua equipe de finanças, eles ainda são apenas humanos. E por humano, queremos dizer propenso a erros. De uma amostra aleatória de cinco planilhas, apenas uma será precisa. A automatização de processos reduz a possibilidade de erros.
- Garante maior consistência: apesar das práticas recomendadas amplamente difundidas, muitos membros da equipe financeira têm suas próprias maneiras de fazer as coisas. Mesmo os processos padrão, como a contabilidade por partidas dobradas, podem diferir entre as pessoas. A automatização de processos cria maior consistência nas equipes, reduzindo as chances de erros e lacunas de informações.
- Melhora o uso de dados: a coleta de dados automatizada em tempo real aumenta a utilidade das informações de negócios, permitindo que as pessoas identifiquem e resolvam problemas ou inconsistências em um estágio inicial. Isso reduz o potencial de perda.
- Reduz a chance de fraude: obviamente, você confia em sua equipe de outra forma, você não os teria contratado. No entanto, por mais que você possa confiar neles, a tentação de cometer fraudes é grande demais para algumas pessoas. Automatizar tarefas financeiras padrão torna as coisas muito mais seguras.
Junte todos esses benefícios e você desbloqueará o potencial de sua equipe de finanças para fazer o melhor trabalho.
Oportunidades de automação financeira
A seguir, daremos uma olhada em seis dos processos mais tediosos e demorados que você pode melhorar por meio da automação, começando com a contabilidade central favorita de todos.
1. Contabilidade básica
Tradicionalmente, as tarefas de contabilidade eram executadas manualmente, o que significa que uma entrada era criada para cada item de receita ou despesa comercial e as contas eram computadas em intervalos regulares. Não é preciso dizer que esse processo era demorado.
A tecnologia moderna revolucionou a contabilidade em duas grandes etapas. Primeiro, o advento do Excel revolucionou a velocidade e a conveniência com que essas tarefas podiam ser executadas. Isso leva a melhorias incríveis na precisão e na capacidade de resposta da contabilidade, fornecendo às empresas informações contábeis pontuais.
Em segundo lugar, a disponibilidade de software dedicado simplificou ainda mais os processos. Tornar a contabilidade mais acessível e fácil de entender facilitou a vida de inúmeras organizações e ajudou os seus proprietários a assumir o controle de suas contas.
2. Faturamento e contas a receber
O faturamento e as contas a receber são a força vital de qualquer negócio. Se essas etapas estiverem erradas, você não terá acesso a esse fluxo de receita tão necessário. Logo, a máquina inteira para.
Infelizmente, muitos dos processos tradicionais de emissão e rastreamento de faturas podem consumir muito tempo, sem falar que estão sujeitos a erros do usuário. O faturamento preciso também pode envolver várias equipes diferentes trabalhando juntas (por exemplo, vendas, atendimento ao cliente e finanças), aumentando o potencial de erros e atrasos.
Tal como acontece com a contabilidade, a gama de softwares financeiros dedicados disponíveis inclui uma série de maneiras úteis de automatizar o faturamento e as contas a receber. Isso inclui gerar e enviar faturas, reconciliar faturas com registros de vendas e entrega e fornecer avisos de lembretes a serem enviados aos clientes.
Confira também: 5 maneiras de desbloquear o ROI com gerenciamento de processos de negócios.
3. Contas a pagar
Por outro lado, garantir que as faturas e contas da sua empresa sejam pagas corretamente também é um dos trabalhos mais importantes que existem. Infelizmente, pode ser um dos mais demorados.
Para muitas pequenas empresas, o processamento de faturas envolve verificar as informações, enviar a fatura para a pessoa ou equipe correta para aprovação, processar o pagamento e, finalmente, registrar a transação. Isso pode envolver até meia dúzia de etapas discretas, aumentando os riscos de atrasos e gargalos.
As soluções de automação de contas a pagar ajudam a padronizar e digitalizar faturas e capturam informações com segurança. Eles também farão com que os responsáveis avancem em seus passos em tempo hábil.
4. Cumprimento e relatórios fiscais
É aqui que as coisas ficam bem e verdadeiramente complicadas. No passado, as empresas precisavam do suporte de um profissional experiente (e caro) para começar a calcular suas obrigações fiscais. Este processo não foi apenas trabalhoso e denso; na maioria das vezes, parecia ser conduzido em outro idioma.
Mais do que para qualquer outro item desta lista, a automação financeira tem feito maravilhas para as equipes de finanças que tentam automatizar seus requisitos fiscais.
5. Folha de pagamento
Qualquer pessoa que já perdeu um cheque de pagamento lhe dirá: em nenhum lugar os riscos são mais altos para uma empresa do que com a folha de pagamento. Seus funcionários estarão muito menos dispostos a investir pesado se seu pagamento não aparecer em suas contas quando o esperado, até o dólar.
Somando-se a esses riscos, está que a folha de pagamento pode ser terrivelmente complexa de gerenciar manualmente. Não só você tem diferentes níveis salariais a serem considerados: também há direitos de férias, aposentadoria e benefícios adicionais a serem considerados. Automatizar esses processos pode evitar que sua equipe tenha uma grande dor de cabeça, sem mencionar que impede que seus funcionários pensem em motins.
6. Gestão de despesas
Tradicionalmente, gerenciar e acompanhar as despesas da empresa tem sido um dos processos financeiros mais demorados e frustrantes que existem, sem mencionar um dos mais caros. Infelizmente, o gerenciamento de despesas geralmente envolve um número complicado de etapas.
De funcionários segurando recibos e preenchendo relatórios de despesas, a gerentes revisando e aprovando-os, à equipe de finanças reconciliando tudo e processando reembolsos.
Lembre-se de que esses processos não são apenas irritantes para a equipe de finanças; eles são irritantes para quase todos. As ferramentas integradas de gestão de despesas podem ajudar muito aqui, tanto por meio da automatização de processos quanto pela garantia de que as despesas sejam pagas imediatamente.
Automatize e depois integre
Após automatizar vários processos financeiros, você precisará encontrar uma maneira de garantir que seu software esteja se comunicando e compartilhando informações. Não adianta ter um monte de processos engenhosos se eles não conversam entre si.
Por exemplo, não há muito sentido em automatizar suas contas a receber se sua ferramenta de contabilidade não for capaz de interagir com sua ferramenta de gerenciamento de estoque.
A maioria das soluções financeiras líderes no mercado apresenta um alto grau de integração entre as ferramentas, o que significa que as diferentes partes do seu negócio podem compartilhar informações de forma rápida e fácil. Faça disso um foco e certifique-se de que não haja lacunas entre as ferramentas.
Libere sua equipe de finanças para fazer o melhor trabalho
Por meio da automação de processos essenciais, você pode economizar muito tempo e estresse para sua equipe de finanças. Além disso, você ajudará a garantir informações financeiras precisas e consistentes.
Em vez de analisar manualmente, sua equipe de finanças ficará livre para analisar e interpretar informações e tendências financeiras e poderá trabalhar com outras partes de sua empresa para obter eficiências e ajudá-lo a crescer.
Investir na automação de processos financeiros tediosos é um pequeno preço a pagar, especialmente quando os benefícios são tão significativos.
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