Se sua organização está entre as que buscam melhores retornos por meio do gerenciamento de processos de negócios (BPM), você não está sozinho. Com cerca de um quarto das organizações globalmente implementando ferramentas de mineração de processos e 29% procurando usar essa tecnologia, as organizações podem estar buscando um melhor retorno sobre o investimento (ROI).
Você pode ter descoberto que seus retornos de BPM são difíceis de medir. Muitas vezes, as equipes podem se concentrar na otimização antes de conhecer todos os detalhes de seus processos. O que é preocupante é que a gerência pode pensar que isso prova a falta de retorno, levando-os a se afastar do gerenciamento de processos em direção a esforços alternativos.
Se sua organização não conhece o estado real de seus processos, você pode estar ignorando os benefícios imediatos de saber exatamente o que é feito em seus processos e o que não está sendo feito. Afinal, você não pode “otimizar” o que não conhece.
Vamos desvendar como a mineração de processos e a descoberta de processos adicionam transparência ao seu BPM para fornecer valor de próximo nível.
1. Aprenda seus processos “como estão” sem preconceitos
O gerenciamento de processos de negócios bem-sucedido começa com a familiarização com os fluxos de trabalho da sua organização. A mineração de processos permite que você acesse seus sistemas de negócios digitais para revelar automaticamente um registro imparcial de quando e o que acontece em seus processos.
Você pode ter suposições sobre como um determinado processo funciona, apenas para descobrir áreas cinzentas onde os funcionários se envolvem de maneira diferente. Para combater isso, você precisa de uma lente honesta e baseada em fatos para ver exatamente o que acontece e o que não acontece.
Felizmente, a mineração de processos extrai de seus sistemas existentes que já possuem os dados necessários para construir um histórico real de seus fluxos de trabalho. Muitas empresas complementam esses dados com entrevistas com a equipe e outros métodos de coleta de informações para criar uma imagem precisa e fiel à realidade de seus processos “como estão”.
Oportunidade de ROI: sem os pontos cegos do viés, sua equipe pode ver a frequência de resultados não ideais e usá-los como migalhas factuais para endossar a correção de problemas mais profundos nos fluxos de trabalho de sua organização.
Por exemplo, o processo de integração do seu banco pode gastar muito tempo respondendo a perguntas básicas. No entanto, a mineração de processos pode revelar exatamente com que frequência sua equipe envia esses e-mails de suporte redundantes.
Você pode apresentar esses dados à alta administração para impulsionar a criação de um portal de conhecimento de suporte online de alto ROI. Prove para a gerência que esse tempo perdido pode ser uma economia de custos por meio de menores necessidades de pessoal ou ainda mais tempo e atenção para casos de clientes de alto valor.
2. Revele soluções alternativas não descobertas e irregularidades em seus processos
Onde a mineração de processos descobriu o que acontece em seus processos digitais do mundo real, a descoberta de processos fornece contexto de como isso acontece.
Sua lista extraída de eventos de interação do sistema pode não ser suficiente para decidir se os processos estão sendo executados conforme o esperado. Muitas vezes, você precisará entender como alguém navega em um determinado sistema para chegar ao resultado.
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Por exemplo, se o contas a pagar inserir os detalhes da fatura em um sistema, a mineração rastreará cada vez que isso acontecer e informará quando ocorreu. A descoberta de processos pode ir além para registrar cada clique do mouse e pressionamento de tecla em seus sistemas de negócios que levam à entrada de cada fatura.
Oportunidade de ROI: Aprenda automaticamente exatamente como a equipe está se desviando de seus processos ideais para descobrir e resolver problemas raros e de alto custo que podem passar despercebidos.
Em vez de pensar em “ process mining versus process discovery ”, considere usar ambos em conjunto. Rastrear o encadeamento entre os eventos do sistema inevitavelmente leva a uma melhor compreensão de como sua equipe conclui seus ciclos de fluxo de trabalho.
Você pode acompanhar quando um resultado não ocorre com frequência suficiente, mas também quando as etapas intermediárias podem variar ou ser omitidas.
3. Limpe e monitore facilmente seus processos para conformidade
Quando você organiza suas operações, você dá a elas a estrutura que os órgãos reguladores esperam. A conformidade é o resultado de fluxos de trabalho limpos e documentados.
As equipes que não estão em conformidade geralmente buscam a preparação para auditorias em tempos de crise, em vez de incluí-la em seu trabalho. Frenético, exausto e esticado pelo tempo não é um estado consciente de custos para sua equipe. No entanto, verificações de conformidade previsíveis podem não cair no radar da sua empresa até que se torne impossível ignorá-las.
O gerenciamento de processos de negócios transforma a reflexão tardia da conformidade na base para seus negócios diários. Muitas equipes cumprem mais facilmente quando iluminam as engrenagens ocultas de seus processos e lubrificam a imprevisibilidade do trabalho. Manter seus processos bem rastreados e previsíveis fica mais fácil quando você tem um sistema para fazer isso acontecer.
Oportunidade de ROI: Elimine o medo de multas por não conformidade e má reputação do seu negócio.
A estrutura de um negócio em conformidade depende de saber como cada parte de cada processo se integra. Penalidades e imagem negativa da empresa podem desvendar o trabalho árduo de sua equipe, mas podem ser evitadas. Registre todas as suas atividades sem qualquer trabalho extra e você estará muito mais perto de relatórios perfeitos, mesmo em setores altamente regulamentados.
4. Reduza o custo dos riscos ocultos para melhor resiliência
A qualidade depende da previsibilidade, assim como a conformidade. A gestão de risco é responsável pela qualidade flutuante para estabelecer um ritmo confiável no local de trabalho. Quando a interrupção inevitável ocorrer, você vai querer ter certeza de que está preparado para torná-la com o menor impacto possível.
Prever seu risco requer uma plena consciência do que você pode controlar. Esse grau de visibilidade é difícil de manter quando as equipes estão distribuídas globalmente. Naturalmente, são os problemas irregulares e irregulares que não são detectados até que sejam muito caros para serem ignorados.
O gerenciamento eficaz de processos de negócios prepara você para mudar a perspectiva rapidamente para encontrar pontos precisos de flutuação. Para aqueles problemas de qualidade pouco frequentes que você pode facilmente ignorar, a mineração e a descoberta de processos fornecem ao seu BPM para que seus fluxos de trabalho sejam consistentes.
Oportunidade de ROI: Proteja seu orçamento contra emergências com economia de custos por meio de fluxos de trabalho mais estáveis. O BPM simplifica sua missão de identificar e consertar qualquer perda de valor para resiliência de longo prazo.
Esperar para medir os custos de qualidade após um incidente coloca você em uma posição vulnerável. Em vez disso, considere se você está analisando o que os fluxos de trabalho instáveis estão custando se você não melhorar. Os custos economizados ajudam você a permanecer sólido durante os maiores disruptores.
5. Torne-se ágil padronizando para uma melhor automação
O BPM geralmente é usado como um veículo para uma melhor automação, esculpindo processos manuais em modelos amigáveis para bots. Os processos padronizados são fundamentais para manter sua automação alinhada com os resultados desejados, mantendo os fluxos de trabalho previsíveis e escaláveis.
No entanto, processos previsíveis, mais uma vez, não são fáceis de alcançar quando você não consegue ver as variantes. Negligenciar quaisquer incógnitas deixa partes de seus fluxos de trabalho nas sombras, incluindo aqueles que devem ser conectados à sua automação. Pior, você pode estar incluindo soluções de patchwork específicas do site que impedem seu progresso.
Habilitar um melhor gerenciamento de processos de negócios por meio de mineração e descoberta de processos deixa todas as etapas, tarefas e métodos expostos. Você pode encontrar as rotas mais confiáveis para suas soluções e torná-las a referência em todos os sites.
Potencial de ROI: Defina padrões de processo para automatizar e dimensionar suas operações com mais agilidade. Os processos padronizados fornecem a base para expandir ou reduzir a automação conforme necessário.
Sua visão de automação pode ser muito diferente de outras equipes e departamentos da sua organização. No clima econômico de hoje, a administração pode apontar para alguns esforços piloto antes de crescer. Outros podem visar uma transformação digital multifásica completa. O contexto de mineração e descoberta de processos oferece suporte à uniformização de seus negócios para permitir essa priorização flexível.
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