Muitas organizações estão lentamente se acostumando com os funcionários que trabalham remotamente devido a problemas de saúde. Mas a necessidade de trabalhar remotamente não é nova e pode apresentar um conjunto de obstáculos complicados para o escritório de finanças, junto ao seu processo de fechamento financeiro.
Acompanhe a leitura a seguir e entenda mais sobre o assunto!
Quais são os desafios de trabalhar remotamente?
Quando os profissionais do departamento financeiro estão espalhados entre muitos locais diferentes, a probabilidade de que seu fechamento seja concluído em tempo hábil e com precisão diminui significativamente. Principalmente, isso se deve às ferramentas utilizadas para completar o processo.
Embora as planilhas sejam o meio mais usado para concluir o processo de fechamento, elas fornecem muito pouca visibilidade e comunicação sobre o ciclo. O uso de planilhas causa complexidade e problemas desnecessários no fluxo de trabalho das equipes de finanças e contabilidade, tais como:
- gargalos;
- distribuição irregular de tarefas;
- tarefas repetitivas;
E, por serem incontroláveis, algumas circunstâncias externas forçam os funcionários a trabalhar em casa e isso apenas aumenta a dificuldade e a complexidade do processo de fechamento financeiro. Quando limitados a planilhas, os profissionais ficarão constantemente presos em conferências de atualização de status ou confusos sobre uma entrada que foi feita e incapaz de pedir esclarecimentos facilmente.
Isso leva a mais tempo gasto no envio de e-mails para comparar versões, reuniões por telefone e reinserção de dados. Ao longo desse processo demorado, os dados podem ser inseridos incorretamente — o que, visto que 90% das planilhas contêm erros, geralmente é — e abre a porta para fraudes.
A falta de capacidade de comunicação ao trabalhar remotamente agrega ainda mais tempo ao processo de fechamento — tempo que as equipes financeiras não podem pagar ao colaborar no mesmo prédio, muito menos em locais isolados.
Como a automação pode ser a solução para o problema?
As equipes de contabilidade e setor financeiro precisam de uma ferramenta que seja flexível o suficiente para acomodar as mudanças no conjunto de circunstâncias — uma ferramenta que permita aos CFOs e controladores rastrear no que seus colaboradores estão trabalhando, qual é o status de conclusão dessas tarefas e ter acesso à documentação e comentários durante todo o ciclo de fechamento.
As soluções baseadas em nuvem, não apenas permitem que os profissionais de finanças trabalhem juntos em um procedimento padronizado e organizado, mas concede aos CFOs e controladores um conjunto de controles e visibilidade do processo de fechamento por meio da conveniência de painéis simples.
Os painéis podem ser acessados por um computador e um dispositivo móvel, de modo que, trabalhando em um escritório ou remotamente, o escritório de finanças pode distribuir as tarefas de maneira uniforme e eficiente para manter todo o andamento do processo.
E então, o que acha de automatizar o processo financeiro da sua empresa? Para entender mais sobre os benefícios da automatização leia também Como a automação está mudando os serviços financeiros.
