O papel da tesouraria mudou drasticamente nos últimos anos de um mero centro de custo para um centro de lucro. Os tesoureiros de hoje têm a tarefa não apenas de administrar o risco e a liquidez, mas também de gerar receitas por meio da gestão eficiente do capital.
Para enfrentar esses desafios, as organizações estão se voltando cada vez mais para tecnologias de automação inovadoras para eliminar processos manuais caros e ineficientes. Isso permite que a tesouraria gaste mais tempo focando em tarefas estratégicas. Além disso, o acesso a insights precisos e em tempo real permite decisões orientadas por dados.
O Papel do Tesouro
Toda organização tem obrigações financeiras que devem ser cumpridas. O objetivo da gestão de tesouraria é ajudar as organizações a gerenciar a liquidez e mitigar os riscos financeiros. Ao cumprir essas obrigações, os tesoureiros desempenham várias funções críticas.
- Gerenciamento de risco. A Tesouraria deve entender completamente os riscos, gerenciá-los adequadamente e encontrar maneiras de medi-los e monitorá-los continuamente.
- Gestão de liquidez. A Tesouraria é responsável por otimizar os recursos de caixa e manter o capital de giro de curto prazo.
- Previsão de caixa. A Tesouraria deve manter uma metodologia estruturada de previsão de fluxo de caixa, contando com dados para fornecer insights à administração.
- Mudança regulatória. As regulamentações financeiras são dinâmicas e complexas. Os tesoureiros precisam se manter atualizados sobre as últimas mudanças regulatórias e garantir que a organização esteja em conformidade.
Essas funções principais estão em constante evolução. Mais e mais locais de trabalho estão mudando para alguma forma de trabalho remoto. Tesoureiros devem conseguir realizar seus trabalhos fora de um ambiente de escritório tradicional. Isso significa eliminar processos baseados em papel por meio da adoção de tecnologias de automação escaláveis.
Tendências de Automação em Tesouraria
Contas a pagar
As contas a pagar têm sido tradicionalmente um dos processos de tesouraria mais ineficientes. Os processos manuais de tesouraria aumentam os custos e sufocam a produtividade. Por exemplo, de acordo com a Associação de Contas a Pagar:
- O custo médio para processar uma fatura está entre US$ 4 e US$ 10. Mas, em circunstâncias excepcionais, faturas individuais e problemáticas podem custar US$ 17,50 ou mais para serem processadas.
- Aproximadamente 3,6% das faturas inseridas manualmente incluem um erro relacionado à entrada de dados.
- 56% das organizações tiveram problemas de previsão de fluxo de caixa devido a problemas de contas a pagar.
- 90% dos profissionais de finanças relatam que recebem regularmente telefonemas de fornecedores em busca de pagamentos atrasados.
As organizações podem ficar sem papel automatizando tarefas como faturamento e cobrança. Isso significa não haver mais faturas e contas impressas. Os documentos são armazenados eletronicamente e são facilmente acessíveis. Além disso, a automação facilita a digitalização e agiliza a colaboração entre as partes interessadas, fornecedores, clientes e outros departamentos da organização.
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Soluções de contas a pagar mais avançadas aproveitam os dados para monitorar fraudes ou pagamentos incorretos em tempo real. Uma transação é automaticamente comparada com um perfil de comportamento específico do cliente. As transações não conformes alertam os funcionários.
As soluções de automação de contas a pagar baseadas em nuvem fornecem às organizações maior flexibilidade. Os funcionários podem trabalhar remotamente em vários dispositivos sem a necessidade de instalação e manutenção dispendiosas. As soluções em nuvem também tendem a ser mais acessíveis e permitem que você escolha um modelo de assinatura que melhor atenda às suas necessidades.
Contas a receber
O crescimento não é surpreendente, dada a rápida descentralização da força de trabalho nos últimos anos. Em ambientes de trabalho remoto, entrar no escritório para imprimir e enviar faturas não é prático.
Com tecnologias de automação, faturas digitais podem ser criadas e enviadas eletronicamente. Os pagamentos podem ser enviados rapidamente para melhorar o fluxo de caixa. E os lembretes eliminam a necessidade de os funcionários perseguirem pagamentos, permitindo que eles se concentrem em tarefas de maior valor.
Soluções de automação de tesouraria mais avançadas aproveitam as tecnologias Machine Learning (ML) e Inteligência Artificial (AI) para garantir faturamento preciso. Por exemplo, os algoritmos de correspondência podem identificar padrões essencialmente acompanhando os funcionários da correspondência para aprender como aplicar os fundos recebidos, mesmo quando os descontos e os desafios de moeda cruzada fazem com que os pagamentos sejam diferentes do livro-razão AR pendente.
Fluxos em várias moedas
Tradicionalmente, os fluxos em várias moedas apresentam vários desafios à tesouraria. Por exemplo, a necessidade de obter preços competitivos e a necessidade de hedge. Os processos manuais de várias moedas envolvem a criação de diários em moeda estrangeira e a conversão de moedas estrangeiras em taxas domésticas. Isso não é apenas ineficiente, mas pode levar a erros dispendiosos.
Uma solução de automação, como um sistema multimoeda, permite a negociação em várias moedas para facilitar a compra e venda internacionalmente. Além disso, o sistema facilita o registro de receitas e despesas convertidas de moedas estrangeiras.
Análise avançada
Uma das maiores vantagens de automatizar os processos de tesouraria é a capacidade de coletar e analisar dados precisos em tempo real. Várias funções principais de tesouraria foram impactadas por melhorias recentes nas práticas e ferramentas de dados.
- Previsão de caixa. Os avanços em ML e AI permitem que as tesourarias identifiquem padrões de fluxo de caixa e variações cíclicas em vez de depender de dados históricos.
- Análise de dados de mercado. A análise ajuda os tesoureiros a se prepararem para eventos adversos de liquidez e mercado. Por exemplo, protegendo contra esses eventos conforme necessário.
- Gerenciamento de risco. A fraude é um grande desafio para todas as organizações. As tecnologias de automação podem sinalizar e impedir atividades fraudulentas.
- Coleção. Ferramentas analíticas podem identificar mudanças no comportamento de pagamento. Por exemplo, clientes cujos pagamentos mudam de pontual para atrasado. Os tesoureiros podem usar esses insights para identificar riscos e mitigá-los, como entrar em contato para modificar as condições de pagamento.
As funções de tesouraria e o mundo dos negócios em que operam estão evoluindo rapidamente. As organizações estão cada vez mais recorrendo a tecnologias de automação para superar esses desafios e capacitar suas equipes de gestão de tesouraria.
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